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おはようございます。

神戸を中心に活動している公認会計士の押田大輔です。

いつもブログをお読み頂き、ありがとうございます。

これまで3回にわたり、中小企業のためのマイナンバーについてお伝えしてきました。

↓過去3回のブログについてはこちら

中小企業のためのマイナンバー【ルール①】

中小企業のためのマイナンバー【ルール②、③】

中小企業のためのマイナンバー【ルール④】

 

自社においてこれから対応すべきことは明確になったでしょうか?

まだ明確になっていない方のために具体的にどのようなことをすべきにかについて、今日のブログでお伝えさせて頂きたいと思います。

管理体制の現状を把握

まずは現状の把握をしましょう。

例えば、

・個人番号の取扱い範囲は決まっているか

・取扱い担当者や部門、責任者は決まっているか

・特定個人情報の管理方法は決まっているか

・保管や廃棄、持ち出し時の方法は決まっているか

・廃棄する場合の記録方法は決まっているか

などの現状と対応方法を確認しましょう。

そしてこれらの内容を定めた特定個人情報取扱いの規程を定めておきましょう。

運用時はチェックリストで確認を

実際にマいナンバーを取り扱う時のために、特定個人情報取扱い規程に定めた内容をチェックリストに落とし込んでおきましょう。

規程は作っても担当者が読まない(?)可能性がありますので、マイナンバーを取扱う担当者向けにチェックリストを作っておくと便利でしょう。

チェックリストの作り方は、取得・利用・保管と管理・廃棄などに分けておくと分かりやすいですね。

例えば取得の場合ですと、

・取得しようとする特定個人情報は利用目的の範囲内か

・本人確認はしたか

・本人確認の書類は保存したか

・管理簿に取得状況を記録したか

などになるのではないでしょうか。

まとめ

規程を作るときは顧問の会計事務所や社会保険労務士事務所と相談しながら作るとよいですね。

弊所においても基本方針、規程、管理簿、契約書など一通りそろえました。7月中に作っておくことを目標にしておりましたので、間に合いほっとしています。

弊所の規程などは参考資料としてお客さまには無料でご提供しようと思います。

こんな感じで作って下さいねということです。

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