おはようございます。
神戸の税理士・公認会計士・農業経営アドバイザーの押田大輔です。
今回は”クラウド”を活用した生産性向上の方法をご紹介したいと思います。
創業したばかりで人出がいない、今の作業をもっと時間をかけずに行いたい、面倒くさいことが嫌、データを共有したい、紙ベースの資料保存が嫌い、等々といったお悩みをお持ちの方はクラウドを活用してみてはいかがでしょうか。
クラウドサービスは世の中に数多くありますが、その中から弊所も活用している基本的なクラウドサービスをご紹介します。
クラウドの特長とデメリット
クラウドに共通する特長は次のようなことがあげられます。
・多くの場合、イニシャルコストがかからない
・どこにいてもネット環境があればデータを見れる（もしくは共有できる）
・パソコンを買い替えた場合でも面倒な初期設定は不要
一方、デメリットとして
・クラウド上にデータがあるのでセキュリティ面が心配
これらを前提とした上でクラウドについてご紹介したいと思います。
Google Apps
クラウドと言えばグーグルですね。
その中でも代表的なものは、Gmail、グーグルカレンダー、グーグルドライブでしょう。
Gmail
・現在使っているドメインのメールアドレスをそのまま使える
・ウィルス・迷惑メールを高精度で防止してくれる
・スマホからもアクセス可能
など、非常に便利な機能があります。
グーグルカレンダー、ドライブにおいても情報共有にとても便利なサービスです。
詳細な使い方は「Google Apps」で検索すれば出てきますのでここでは割愛します。
クラウドサイン
契約書を紙ではなくデータで完結させるクラウドサービスです。
すべてがクラウド上で完結するので契約作業のスピード化が図れます。
郵送代・印紙代などのコスト削減ができるのも魅力的。
新規登録は無料です。
MFクラウド会計 Freee
クラウド会計ソフトといえばMF（マネーフォワード）あるいはFreeeでしょうか。
ネットバンキング契約をしていれば自動で仕訳へと取り込めるので、会計入力にかかる時間が大幅に削減できます。
またデータがクラウド上にあるので複数人で同じデータを同時に見ることも可能です。
さらに、クラウド給与・請求書などと組み合わせれば、給与データや請求データが会計データと連動するので情報管理が非常に楽になります。
まとめ
クラウドサービスは非常に便利でありますが、セキュリティ面などリスクがゼロではないのも事実です。
ただクラウドサービスを利用しない場合においてもリスクは発生します。（パソコンそのものが盗難にあった場合など）
要はリスクをどのように捉えるのかと、リスクそのものを理解できる知識を持っているのかではないでしょうか。
得体のしれないものに抵抗感があるのは当然の反応だと思います。
クラウドサービスは今後加速度的にその内容が進化していくことは間違いありません。
気になるサービスがあれば試してみてはいかがでしょうか。
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